別再傻傻手動轉寄！學會如何複製 Outlook 信件，效率大提升！

是不是常常遇到這種狀況？收到一封重要的信件，裡頭的資訊您想保留一份副本，或者需要將信件內容精確地傳送給其他同事、朋友，但又覺得一封一封手動轉寄實在太慢、太麻煩了？相信我，身為一位長期使用 Outlook 的使用者，我完全明白這種「小小的」不便，卻能大大影響工作效率的感受。其實，Outlook 提供了一些非常簡單又有效的方法，能讓你輕鬆「複製」信件，而不是僅僅轉寄。今天，我就要帶大家深入了解，到底「如何複製 Outlook 信件」，並且分享一些我個人累積的實用技巧，讓您在處理電子郵件時，能更事半功倍！

快速精確複製 Outlook 信件的方法

首先，讓我們來看看最直接、也最常用的幾種「複製」Outlook 信件的方法。這裡所謂的「複製」，指的是將原始信件的內容，以獨立的信件形式，或是儲存成檔案的形式，重新產製一份一模一樣的副本。

方法一：利用「轉寄」功能，但進行「內容複製」

這聽起來有點矛盾，對吧？其實，這是最直觀且不需額外操作的方法。許多人只知道轉寄是把信件給別人，但我們卻可以巧妙地利用它來「複製」信件給自己，或是以全新的信件形式傳送內容。操作步驟非常簡單：

開啟您想要複製的信件： 在 Outlook 的收件匣或其他郵件夾中，找到那封您需要複製的信件，然後按兩下以開啟它。

點擊「轉寄」按鈕： 在開啟的信件視窗中，您會在頂端的工具列找到「轉寄」按鈕。點擊它。

修改收件人： 這一步是關鍵！在轉寄視窗出現後，原本會自動填入收件人是您需要傳送的對象。現在，請將「收件人 (To:)」、「副本 (Cc:)」、「密件副本 (Bcc:)」欄位全部清空。然後，在「收件人」欄位輸入您自己的電子郵件地址。這樣，您就等於是將這封信「轉寄」給自己了。

檢查內文： 您會發現，原始信件的內容、附件，都會完整地出現在轉寄視窗的內文中。您可以選擇保留所有內容，或者刪除您不需要的部分。

傳送： 點擊「傳送」按鈕。這樣，您就收到了一封與原始信件內容完全一樣的信件，儲存在您的收件匣中。這封新收到的信件，就可以被視為原始信件的「副本」。

我的經驗分享： 這種方法我最常使用了！尤其是在需要保留一封信的所有細節（包含時間、寄件人、內文、附件），但又不想讓原始信件「被修改」的情況下。透過轉寄給自己，我能快速獲得一份獨立的副本，隨時取用。有時候，我甚至會把標題修改一下，例如加上「[副本]」的字樣，方便日後搜尋。

方法二：將信件另存為檔案

如果您需要的不是另一封電子郵件，而是想要將信件內容儲存成獨立的檔案，以便在電腦上永久保存、分享，或是用於其他文件處理，那麼「另存新檔」絕對是您的最佳選擇。Outlook 支援將信件儲存成多種格式：

.msg 檔案： 這是 Outlook 的原生格式，能夠完整保留信件的所有資訊，包括寄件人、收件人、主旨、日期、內文、附件，以及 Outlook 特有的標記和屬性。當您下次在 Outlook 中開啟 .msg 檔案時，它會以一封標準的 Outlook 信件形式呈現。

.eml 檔案： 這是另一種常見的郵件格式，也支援大多數郵件客戶端。它主要儲存信件的內容和基本資訊。

HTML / MHT 檔案： 將信件儲存為 HTML 或 MHT 檔案，可以讓您在瀏覽器中打開，類似網頁的呈現方式，保留了信件的排版和樣式。

純文字 (.txt) 檔案： 如果您只需要信件的純文字內容，不含任何格式，這也是一個選項。

以下是將信件另存為檔案的步驟：

開啟欲儲存的信件： 同樣地，先在 Outlook 中打開您想要複製的信件。

點擊「檔案」選項： 在信件視窗的左上角，點擊「檔案」選項。

選擇「另存新檔」： 在「檔案」選單中，找到並點擊「另存新檔」。

選擇儲存位置與格式： 系統會彈出一個「另存新檔」的視窗。在這裡，您可以選擇您想要儲存的資料夾，並在「存檔類型」下拉選單中，選擇您需要的檔案格式（例如：Outlook Message Format (*.msg)）。

點擊「儲存」： 設定好位置和格式後，點擊「儲存」。

我的觀點： 對於需要歸檔、備份，或是要將信件內容整合到 Word 文件、網頁製作的情況，我強烈推薦使用 `.msg` 或 `.eml` 格式。這樣可以確保所有原始資訊的完整性。如果您只是想快速複製信件內容，方便貼到其他地方，存成 HTML 或純文字也很方便。

方法三：複製信件內容到新的郵件

有時候，您可能只需要信件的「文字內容」，而不需要附件或完整的郵件結構。這種情況下，我們可以利用複製貼上的方式，快速完成：

開啟欲複製內容的信件： 在 Outlook 中打開該封信件。

選取所有內容： 在信件內文區域，按下鍵盤上的 Ctrl + A (Windows) 或 Cmd + A (Mac) 來選取所有文字內容。您也可以手動拖曳滑鼠來選取部分內容。

複製內容： 按下鍵盤上的 Ctrl + C (Windows) 或 Cmd + C (Mac) 來複製選取的內容。

建立新郵件： 點擊 Outlook 中的「新增郵件」按鈕，開啟一封空白的新郵件。

貼上內容： 在新郵件的內文區域，按下鍵盤上的 Ctrl + V (Windows) 或 Cmd + V (Mac) 來貼上您剛剛複製的內容。

個人心得： 這種方法適用於需要快速提取信件中的重點、段落，或者需要將信件內容「重整」成不同樣貌的時候。不過要注意的是，純粹的複製貼上，可能無法完美保留原始信件的複雜格式，有時會需要再手動調整一下。

進階技巧：批量複製與管理

除了單封信件的複製，Outlook 還有一些方法可以幫助您更有效率地處理大量信件的複製和管理。尤其當您需要將特定類型的信件，一次性地複製或備份時，這些技巧就顯得格外重要。

批量另存為檔案

如果您需要將收件匣中，或是特定資料夾內的多封信件，一次性地備份成檔案，Outlook 也有提供相對便捷的操作。

選取多封信件： 在 Outlook 的郵件清單中，您可以按住 Ctrl 鍵，然後點擊您想要選取的每一封信件，來進行多選。或者，您可以點擊第一封信件，然後按住 Shift 鍵，再點擊最後一封信件，以選取一個連續範圍內的信件。

滑鼠右鍵點擊： 選取完畢後，在任一封被選取的信件上，按下滑鼠右鍵。

尋找「複製」選項（不同版本可能略有差異）： 在彈出的右鍵選單中，您可能會看到「複製」或「複製到資料夾」等選項。對於直接「另存為檔案」，Outlook 的介面可能不像某些軟體那樣提供直接的「批量另存為 .msg/.eml」按鈕。

這裡我補充一個更實用的方法： 很多時候，我們需要的是將信件「搬移」或「複製」到另一個資料夾。在 Outlook 的介面中，您可以直接用滑鼠左鍵按住一封或多封信件，然後將它們拖曳到左側導航窗格中您想要的目標資料夾。這其實也是一種「複製」或「搬移」的動作。如果您想要「複製」而不是「搬移」，請在拖曳的過程中，同時按住 Ctrl 鍵。

另一種進階方式（較為技術性）： 如果您有大量的郵件需要定期備份成檔案，或者有特定的格式要求，可能需要考慮使用 Outlook 的 VBA（Visual Basic for Applications）巨集，或是第三方郵件備份軟體。這些工具能夠提供更精確、更自動化的批次處理功能，這超出了一般「如何複製 Outlook 信件」的範疇，但對於 IT 管理員或有特殊需求的專業使用者來說，會是更優的選擇。

利用搜尋功能，快速定位並複製

在處理大量郵件時，單純地在收件匣裡尋找特定信件，就像大海撈針。Outlook 強大的搜尋功能，是您複製信件前的重要助手。

使用搜尋欄： 在 Outlook 頂部的搜尋欄位，輸入您記得的關鍵字、寄件人姓名、主旨的一部分，甚至是信件內容中的詞句。

篩選搜尋結果： Outlook 會即時顯示符合您搜尋條件的信件。您可以進一步利用搜尋工具列中的「篩選」選項，縮小範圍，例如指定寄件人、日期範圍、附件是否存在等。

執行複製操作： 當您找到那封或那幾封需要複製的信件後，就可以按照前面提到的方法（轉寄給自己、另存為檔案、複製內容）來進行操作了。

我的經驗談： 善用搜尋和篩選，能為您省下大量時間。我常常會用「寄件人」加上「關鍵字」來尋找特定專案的信件，然後一次性地將相關信件轉寄給新加入的團隊成員。這比一個一個找、一個一個轉寄，效率高了不只一倍！

常見問題與解答

在使用 Outlook 複製信件的過程中，相信大家也會遇到一些小疑問。以下我整理了一些常見問題，並提供詳細的解答，希望能夠幫助大家更順暢地操作。

Q1：為什麼我轉寄給自己後，收到的信件和原始信件長得不太一樣？

A1： 這種情況通常有幾種可能的原因：

格式轉換問題： 如果原始信件包含複雜的 HTML 格式、圖片、或特殊的排版，在轉寄的過程中，Outlook 的轉寄引擎可能會進行一定程度的格式轉換。雖然大多數情況下都能保持原貌，但偶爾還是會有細微的差異。

圖片顯示問題： 有些圖片可能是透過連結的方式嵌入，或是Outlook的安全設定限制了圖片的顯示。您可以嘗試在收到的新郵件中，點擊「下載圖片」或「顯示圖片」的選項。

Outlook 版本差異： 如果您和收件人（或是自己）使用的 Outlook 版本不同，也可能導致顯示上的差異。

附件的處理： 附件通常會被完整保留，但有時候某些特殊類型的附件，或是被Outlook安全性判斷為危險的附件，可能會被暫時隔離或提示。

我的建議： 如果您非常在意格式的絕對一致性，我會更推薦使用「另存為 .msg 檔案」的方式。這樣可以最大限度地保留原始信件的所有細節，包括格式、附件等，並且在 Outlook 中打開時，幾乎與原始信件一模一樣。

Q2：我需要將多封信件複製到 Word 文件中，有沒有什麼比較快的方法？

A2： 的確，如果您需要將多封信件的內容整合到 Word 文件裡，逐一複製貼上會非常耗時。以下提供幾個建議，幫助您提高效率：

批次另存為 .msg/.eml，然後匯入 Word（較進階）： 如果您有使用 Excel 或其他工具處理的經驗，可以先將多封信件批次另存為 .msg 或 .eml 檔案。然後，透過一些方法（例如利用 VBA 腳本，或某些專業的郵件處理軟體），將這些 .msg/.eml 檔案的內容匯出成 TXT 或 HTML 格式，再匯入 Word。這需要一些技術操作，但效率最高。

利用「複製內容到新郵件」後，再複製Word： 您可以先將您想匯出的幾封信件，利用「複製內容到新郵件」的方法，分別或合併到幾封新的郵件中。然後，再打開這幾封「新郵件」，將內容複製並貼到 Word 文件中。這樣可以比直接從原始信件複製，減少一些格式干擾。

分欄呈現： 如果您只是需要信件的摘要資訊，例如主旨、寄件人、日期，可以考慮使用 Outlook 的「檢視」設定，將郵件清單的欄位調整成您需要的資訊，然後嘗試將郵件清單的內容複製到 Word。不過，這通常只會複製郵件標題的資訊，內文還是需要個別處理。

考慮使用第三方工具： 市面上有一些專門的 Outlook 郵件匯出和備份工具，它們通常能提供更強大的功能，例如將多封郵件一次性匯出成 Word、PDF 或其他格式，且能自訂匯出內容。如果您經常需要進行這類操作，不妨研究一下這些專業工具。

我的經驗談： 對於大部分使用者來說，我會推薦第二種方法：「複製內容到新郵件」，然後再貼到 Word。雖然不是最快，但相對容易操作，且能保留較多內文的原始樣貌。如果真的需要大量、自動化的處理，那就要往 VBA 或第三方工具的方向去探索了。

Q3：我複製的信件附件跑掉了，怎麼辦？

A3： 附件跑掉，通常是因為您使用的複製方式不完整，或是 Outlook 的安全設定。以下是幾個檢查和解決的方向：

確認您使用的複製方式：

如果您是使用「複製內容到新郵件」的方式，請確保您在貼上時，沒有誤刪附件的區域。

如果您是「另存為檔案」的方式，請確認您選擇的檔案格式（如 .msg）是有支援附件的。

如果您是「轉寄給自己」的方式，請仔細檢查轉寄郵件中，附件的圖示是否還在。

檢查 Outlook 的安全性設定： Outlook 會有一些安全性篩選，例如防止使用者開啟被認為是惡意軟體的附件。有時候，這些篩選可能會影響附件的正確顯示或複製。您可以到「檔案」>「選項」>「信任中心」>「信任中心設定」>「電子郵件安全性」裡面檢查相關設定。但請注意，修改安全性設定需要謹慎，以免造成安全風險。

嘗試「另存為檔案」： 如果其他方法都無法成功保留附件，強烈建議您使用「另存為檔案」，並選擇 `.msg` 格式。`.msg` 格式是 Outlook 原生的，能最大程度地保留信件的所有內容，包括所有附件。

我的建議： 附件是信件內容的重要組成部分。當您發現附件遺失時，第一時間就應該考慮使用「另存為 .msg 檔案」。這是最穩妥、最能確保附件不遺失的方式。

Q4：如何複製 Outlook 信件的「僅主旨」或「僅寄件人」？

A4： 如果您只需要信件的主旨或寄件人資訊，而不需要內文，那麼操作會更為簡單：

複製主旨：

打開您要複製主旨的信件。

在信件視窗的頂端，您會看到主旨欄位。

用滑鼠選取主旨文字，然後按下 Ctrl + C (Windows) 或 Cmd + C (Mac) 複製。

然後您可以將它貼到您需要的地方。

複製寄件人：

打開您要複製寄件人的信件。

在信件頂部的「寄件人」欄位，您可以看到寄件人的姓名或電子郵件地址。

用滑鼠選取該姓名或地址，然後按下 Ctrl + C (Windows) 或 Cmd + C (Mac) 複製。

然後您可以將它貼到您需要的地方。

利用郵件清單： 您也可以直接在 Outlook 的郵件清單中，看到主旨和寄件人的欄位。您可以直接選取這些文字，然後複製貼上。這在複製多封信件的單一欄位資訊時比較方便。

小提醒： 如果您需要一次性匯出大量信件的「主旨」和「寄件人」列表，那可能需要藉助 VBA 巨集或第三方郵件匯出工具，才能更有效率地完成。

總結

掌握「如何複製 Outlook 信件」看似簡單，但背後卻蘊藏著提高工作效率的關鍵。無論是需要一份獨立的信件副本、將郵件內容歸檔備份，或是快速提取信件資訊，Outlook 都提供了多樣化的解決方案。從最直觀的「轉寄給自己」，到「另存為檔案」的完整保留，再到「複製內容」的彈性應用，您都可以根據自己的需求，選擇最適合的方法。

我個人在使用 Outlook 的過程中，最常做的就是「轉寄給自己」，因為它快速、方便，而且能夠保留原始信件的大部分結構，作為臨時備份或記錄。而當我需要長久保存，或是要將信件內容用於其他文件時，我則會選擇「另存為 .msg 檔案」，確保資訊的完整性。偶爾，我也會直接複製信件內的文字，快速貼到筆記或報告裡。

希望這篇文章中的詳細步驟和實用技巧，能幫助您更自信、更有效率地駕馭 Outlook 中的郵件處理。別再讓繁瑣的手動操作，阻礙您寶貴的工作時間了！熟練運用這些複製信件的方法，絕對是您在數位工作環境中，不可或缺的一項基本功！