Microsoft 為 Microsoft 365 提供資料處理Standard政策，指定刪除後客戶資料的保留時間。 一般而言，客戶資料會在兩種情況下刪除：

作用中刪除：租使用者具有作用中的訂用帳戶，且使用者或系統管理員會刪除資料，或系統管理員會刪除使用者。

被動刪除：租用戶訂閱結束。

資料保留

對於每個刪除案例，下表會依資料類別和分類顯示資料保留期間上限：

資料類別

資料分類

描述

範例

保留期限

客戶資料

客戶內容

管理員和使用者直接提供或建立的內容 包括使用 Microsoft 365 中的服務時在 Microsoft 資料中心建立和儲存的所有文字、聲音、視訊、影像檔案和軟體

允許使用者編寫資料的最常用的 Microsoft 365 應用程式範例包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 OneNote 客戶內容也包括客戶擁有或提供的密碼 (密碼、憑證、加密金鑰、儲存金鑰)

主動刪除案例： 最多 30 天

被動刪除場景： 最多 180 天

客戶資料

EUII) (最終用戶身份信息

識別或可用來識別 Microsoft 服務使用者的資料。 EUII 不包含客戶內容

使用者名稱或顯示名稱 (DOMAIN\UserName) 使用者主體名稱 (name@domain) 使用者特定的 IP 位址

作用中刪除案例： 最多 180 天 (只有租戶管理員動作)

被動刪除場景： 最多 180 天

個人資料 (客戶資料) 中未包含的資料

EUPI) (最終使用者假名識別碼

由 Microsoft 建立的識別碼，繫結至 Microsoft 服務的使用者。 當與其他資訊 （例如對映表） 結合使用時，EUPI 會識別一般使用者 EUPI 不包含客戶上傳或建立的資訊

使用者 GUID、PUID 或 SID 工作階段 ID

主動刪除案例： 最多 30 天

被動刪除場景： 最多 180 天

訂閱保留

在作用中訂用帳戶期間，訂閱者可以存取、擷取或刪除儲存在 Microsoft 365 中的客戶資料。 如果付費訂用帳戶結束或終止，Microsoft 會將儲存在 Microsoft 365 中的客戶資料保留在功能有限的帳戶中 90 天，讓訂閱者能夠擷取資料。 90 天保留期結束後，Microsoft 會停用帳戶並刪除客戶數據。 在 Microsoft 365 訂閱到期或終止後的 180 天內，Microsoft 會停用帳戶並刪除此帳戶中的所有客戶資料。 一旦任何資料的最長保留期過後，資料就會在商業上無法復原。

對於免費試用，您的帳戶在大多數國家和地區會進入 30 天的寬限狀態。 在此寬限期期間，您可以購買 Microsoft 365。 如果您決定不購買 Microsoft 365，您可以取消您的試用版或讓寬限期過期，並刪除您的試用版帳戶資訊和資料。

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